Wraz z postępem cyfryzacji większość przedsiębiorstw przechowuje dokumenty w formie elektronicznej. Jest to oszczędność miejsca, czasu a także rozwiązanie ekologiczne – nie marnujemy dzięki temu tyle tuszu oraz papieru. Dokumentacja w formie cyfrowej to spore udogodnienie, problem pojawia się jednak w momencie, gdy część dokumentów nie jest nam już potrzebna. W szczególnych przypadkach czasem zdarza się, że nie możemy po prostu dłużej przechowywać niektórych dokumentów – zwłaszcza tych zawierających dane wrażliwe czy osobowe.
Co więc zrobić w momencie, gdy zgromadziliśmy sporą ilość dokumentów w formie cyfrowej, przechowywanej na nośnikach elektronicznych? Jak skutecznie pozbyć się tych danych by mieć pewność, że nikt inny nie uzyska do nich już dostępu?
Słowem o utylizacji sprzętu elektronicznego
Istnieje wiele metod pozwalających na trwałe usunięcie plików cyfrowych z nośników elektronicznych, takich jak dyski twarde, pendrive’y, czy płyty CD/DVD. Najważniejsze to pamiętać, że zwykłe przeniesienie pliku do wirtualnego kosza nie sprawi, że plik zostanie trwale usunięty. Osoby zajmujące się informatyką i odzyskiwaniem danych z łatwością mogą przywrócić te dokumenty, które przecież chcieliśmy usunąć. Dane można też nadpisywać (wielokrotnie usuwać i przywracać, by usunąć je w sposób trwały), jednak jest to dość pracochłonna metoda, która nie daje stu procent pewności.
Wyciek danych znajdujących się na dokumentach to bardzo nieprzyjemna sytuacja dla każdej firmy, ponieważ – w przypadku danych osobowych – dopuszczenie do zaistnienia takiej sytuacji jest naruszeniem rozporządzenia RODO. Konsekwencjami takiego naruszenia mogą być liczne sankcje i kary finansowe, a do tego nadwyrężenie zaufania klientów.
Profesjonalne firmy, które zajmują się niszczeniem dokumentów – zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych – zgodnie zalecają trwałe niszczenie danych cyfrowych razem z nośnikami. Profesjonalne niszczarki mechaniczne dosłownie zmielą każdy dysk twardy i każdą płytę tak, by nikt już nie zdołał nic z nich odczytać.
Jak robią to profesjonaliści?
Gdy już zdecydowaliśmy, że sprawę zniszczenia wrażliwych danych znajdujących się na nośnikach cyfrowych chcemy przekazać profesjonalistom, warto dowiedzieć się, w jaki sposób działają i jak się do tego przygotować.
Przede wszystkim najpierw powinniśmy przejrzeć dokładnie każdy nośnik przeznaczony do zniszczenia. Czasem okazuje się, że dysk twardy, który spisaliśmy na straty posiada jakiś ukryty folder zawierający potrzebne nam pliki. Warto bardzo dokładnie przejrzeć wszystkie – również te ukryte – foldery w poszukiwaniu czegoś, czego wcale nie chcemy usuwać.
Następnie skontaktujmy się z firmą, która zajmie się niszczeniem nośników. Profesjonaliści zawsze dokładnie pytają o typ dokumentów i ich szacowaną ilość i na tej podstawie dobierają odpowiednie rozwiązanie. Dobrze, jeśli przedsiębiorstwo, które wybraliśmy do tego celu oferuje odbiór nośników. Jeżeli często będzie zdarzała się konieczność ich odbierania, w wielu takich firmach można zamówić kontenery, które są cyklicznie odbierane. Później są plombowane i bezpiecznie przewożone nawigowanym, zabezpieczonym samochodem w miejsce niszczenia.
Bezpieczeństwo danych powinno być absolutnym priorytetem dla każdej firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Pracownicy powinni być doskonale przeszkoleni w zakresie zabezpieczania dokumentów, by nie było szansy na to, że dostęp do danych uzyska osoba przez nas do tego celu niepowołana.
Jak przebiega sam proces niszczenia? Otóż zgromadzone nośniki danych wkładane są do specjalnej maszyny przeznaczonej do mechanicznego niszczenia sprzętu w całości. Jest to jedna z najnowocześniejszych metod niszczenia nośników danych. Dyski twarde oraz płyty wkładane są w całości, dzięki czemu mamy pewność, że nic nie zostało wcześniej odkręcone czy wyjęte. Sprzęt, który wychodzi z takiej niszczarki absolutnie nie nadaje się już do ponownego użycia, co też sprawia, że nie musimy obawiać się o to, że dane dostaną się w niepożądane ręce.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
